Bij de meeste hinderprojecten is de communicatie keurig geregeld in de aanloop naar een afsluiting. Bewoners worden geïnformeerd, omleidingsroutes gecommuniceerd, er gaan nieuwsbrieven uit. Goed werk. Maar dan gaat het project in uitvoering.
De praktijk is altijd weerbarstiger
Op papier is het hinderproject tot in de puntjes geregeld. Maar als de uitvoering dan start, sta je toch ineens voor verrassingen die je van tevoren niet had kunnen voorkomen.
- —Dag 1 en 2 gaat het prima – iedereen was immers gewaarschuwd. Maar daarna neemt de drukte toch weer flink toe…
- —De terugslag van verkeer in de parkeergarage bij het ziekenhuis blijkt véél erger dan van tevoren verwacht – en zorgt ineens voor onveilige situaties...
- —De pont die is ingezet als slimme mobiliteitsmaatregel om vooral fietsers een alternatief te bieden, is net iets té succesvol. Er staat elke middag een rij van honderden auto's voor de aanlegsteiger. Met een potdichte omgeving als gevolg. De oplossing wordt ineens een probleem...
Bijsturen kan alleen als er flexibel budget is
Dit soort situaties vraagt om snelle, gerichte communicatie. Niet een algemene update op de projectpagina, maar een advertentie gericht op die mensen die morgenochtend op dat specifieke knelpunt zitten. Extra inzet op een doelgroep die de hinder harder voelt dan verwacht.
Dat kan alleen als er een flexibel communicatiebudget is dat je tijdens de uitvoering kunt inzetten. Geen bedrag dat al voor de start volledig is ingepland, maar een werkbudget dat je activeert op basis van wat er werkelijk gebeurt. Het is niet erg dat je nog niet precies weet wat je ermee gaat doen. Dat is juist het hele idee van het flexibel inzetten van zo'n bedrag.
De kans zit precies hier
Voor opdrachtgevers en projectleiders is dit een concrete aanbeveling: neem bij het opstellen van het communicatiebudget een flexibele post op voor de uitvoeringsfase. Geen grote bedragen, maar genoeg om snel te kunnen schakelen. En combineer dat met een aanpak die doelgroepgericht werkt, zodat je niet iedereen bereikt met hetzelfde bericht, maar de juiste persoon op het juiste moment met de juiste informatie.
Want communicatie die alleen vóór de hinder werkt, lost de hinder niet op. Communicatie die meebeweegt met de werkelijkheid, die maakt het verschil.